home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The World of Computer Software / The World of Computer Software.iso / ftj10-1.zip / ENTERGEN.HLP < prev    next >
Text File  |  1993-01-11  |  7KB  |  159 lines
  1.                        ENTERING DATA
  2.  
  3. Unlike many other genealogical programs, Family Tree Journal
  4. data  is  structured  around  individuals rather than family
  5. group records.
  6.  
  7. In its most refined form, genealogy is simply the  study  of
  8. human  biology.  Therefore, the only required information to
  9. produce a complete family tree is that each individual  must
  10. have  one mother and one father. With this information alone
  11. you may traverse through an entire family. Family groups are
  12. produced  dynamically  by  locating  and  grouping  children
  13. through parental linkages. The sex of the individual is  im-
  14. plied  when a person is recorded as a father or mother which
  15. is loosely translated as husband or  wife  in  some  of  the
  16. printouts.  (The  marital  status  of  parents is a cultural
  17. linkage that sometimes tends to confuse computers!)
  18.  
  19. Family Tree Journal allows you to add, delete or modify  the
  20. information  for individual family members without regard to
  21. the impact that those  changes  may  have  on  a  particular
  22. family group.
  23.  
  24. You  will always start data entry from the individual infor-
  25. mation screen. Data fields may display default data. If  the
  26. default  is  your desired response, then you can simply type
  27. an <ENTER> without over-typing the default. The <INSERT> key
  28. will  toggle  between normal and insert mode. (The cursor is
  29. full size in normal mode and half size in insert mode).  The
  30. left  and  right  <ARROW> keys move between fields in normal
  31. mode and move between characters within a  field  in  insert
  32. mode.  The  <HOME> and <END> keys move between the beginning
  33. and the end of the line  in  insert  mode  and  between  the
  34. beginning  and  end  of the screen in normal mode. The <ESC>
  35. key will return you to the previous menu or screen.
  36.  
  37. Names,  dates  and  places  are  critical   when   compiling
  38. genealogical  information.  Because  computers  require more
  39. stringent rules than people when interpreting information, I
  40. had  to  apply  some  restrictions  to  the way data must be
  41. entered. I did, however, try to make the rules conform  more
  42. to  normal  human  usage  and force the computer to read our
  43. language rather than the other way around.
  44.  
  45. NAMES - You should try to  include  full  middle  names  and
  46. titles  such  as  Jr., II, 3rd, etc. Married women should be
  47. listed using their maiden names. If you do  not  know  their
  48. maiden  name, enclose their married name in parenthesis i.e.
  49. Mary (Smith). Any other names that you are unsure  of,  such
  50. as  nicknames, stage or professional names, that are not the
  51. names that appear on birth, death, etc. certificates, should
  52. also  be  enclosed in parenthesis. The parenthesis will flag
  53. the name as incorrect for the audit feature of the program.
  54.  
  55. You should enter names in  their  natural  order,  that  is:
  56. first name-middle name-last name. If a surname has more than
  57. one word, the name may not be sorted  as  you  would  expect
  58. when  it  appears  in  the  book.  As  an  example, the name
  59. "Wernher von Braun" would appear  in  the  sorted  lists  as
  60. "Braun, Wernher von". Titles (Jr., II, 3rd, etc.,) should be
  61. preceded by a comma and a space, i.e. "John Smith, Jr." This
  62. will  appear  as  "Smith,  John,  Jr."  when  sorted  by the
  63. program. (If you don't include the  comma,  the  name  would
  64. appear  as  "Jr.,  John  Smith").  (Only  one title per name
  65. please - John Smith, Jr., M.D. won't work, and I doubt  that
  66. his degrees would appear on his birth certificate anyway!)
  67.  
  68. Names  are  limited to a total of 30 characters. This should
  69. be enough for most names. If anyone has a longer  name,  you
  70. should  use  abbreviations  where  possible, (Wm. instead of
  71. William for example) and enter the full name as  a  note  in
  72. their references.
  73.  
  74. If you type a number in the NAME prompt (instead of a name),
  75. the name that is assigned to the number will appear  in  the
  76. blank.  This  can  help  to prevent spelling errors and also
  77. makes data entry easier especially for long names.
  78.  
  79. When you enter a new name, the bell will sound and a  flash-
  80. ing  name and number will appear for that person. This indi-
  81. cates the number that will be  assigned  to  the  person.  A
  82. typing  mistake  can also cause this to occur. If you do not
  83. wish to add this name to the name list, the <ESC> key may be
  84. used to cancel the save.
  85.  
  86. A  quick  name  search may be made by typing a question mark
  87. <?> as the FIRST character in any name prompt followed by  a
  88. name or partial name. Either upper or lower case letters may
  89. be used for the name, they will match either way. The  first
  90. name  that matches the name or partial name that you entered
  91. will appear in the prompt. If there is no match, the  prompt
  92. will turn blank.
  93.  
  94. PLACES  - Try to list the city or county where birth, death,
  95. and/or marriage occurred or the name of the church, hospital
  96. etc.  Many  records  are  kept  in  these  places that could
  97. provide additional information. Except for the size  of  the
  98. field, there are no other restrictions on places.
  99.  
  100. DATES - Dates should be as complete as possible. If you only
  101. know the approximate date, use  the  abbreviation  'c.'  for
  102. circa,  followed  by the year i.e. c. 1850. You may also use
  103. the abbreviations ABT, BEF and AFT  for  ABouT,  BEFore  and
  104. AFTer if you wish.
  105.  
  106. Dates may be entered in any of the following ways:
  107.  
  108.                 mm-dd-yyyy
  109.                 dd/mm/yyyy (If non-USA format in setup)
  110.                 yyyy
  111.                 c. yyyy
  112.                 ABT yyyy
  113.                 AFT yyyy
  114.                 BEF yyyy
  115.                 dd MMM yyyy
  116.                 MMM dd yyyy
  117.  
  118. where  'mm'  is  the  month  number (1-12), MMM is the first
  119. three characters of the name of the month (JAN-DEC),    'dd'
  120. is  the day number (1-31) and 'yyyy' is the full year number
  121. (note: don't assume 19--). The month and day may be  one  or
  122. two digits. The '-' and '/' in the example may be any single
  123. character except a digit. If you know only part of the date,
  124. you  should  put  a '?' in the missing field, i.e. 5/?/1887.
  125. Dates must be in one of these formats in order to  calculate
  126. life-spans correctly.
  127.  
  128.                        FUNCTION KEYS
  129.  
  130. F1 HELP - Displays help information.
  131.  
  132. F2 NAMES - Display and edit your name list.
  133.  
  134. F3 SEARCH - Search all data files for information.
  135.  
  136. F4  BIBLIO  - You may edit the Bibliography information from
  137. this screen using the F4 key.
  138.  
  139. F5 and F6 MOTHER and FATHER - Changes the screen to  display
  140. the  genealogical  information  for  this person's mother or
  141. father.
  142.  
  143. F7 TREE - Shows a family tree for this individual  that  in-
  144. cludes  mother, father, spouses, children and siblings. This
  145. function may also be used as a quick way to link individuals
  146. into family groups.
  147.  
  148. F8  SAVE  -  Saves  the  genealogical  information  for this
  149. screen.
  150.  
  151. F9 BIO - Quick way to add biographical information.
  152.  
  153. F10 REF - Quick way to enter references to genealogical  in-
  154. formation entries.
  155.  
  156. NOTE:  F9 and F10 will not work when the Genealogical infor-
  157. mation screen is blank.
  158.                           *******
  159.